DXを任されたら最初にやるべき3つのこと

最初に、言葉をそろえておきます。

IT化は、道具を入れることです。紙の申請をシステムに置き換える。Excelの集計を、ツールに置き換える。DXは、ITを使って、仕事や事業のやり方を変えることです。

この違いが分かっていないと、DXを任された時に、まず道具を探し始めてしまいます。道具を入れることが、DXの入口になる場合はもちろんあります。ただ、道具だけ入れても、仕事のやり方が変わらなければ、手間が少し減って終わりです。

だから最初に、何のために、何を変えるのかを決めます。

DXを任されると、つい「まず何のツールを入れようか」と考えます。「とりあえずAIツールを入れてみたい」「話題のシステムを入れたい」。その気持ちは分かります。

けれど、その前にやることがあります。会社の中期と短期の計画を確かめ、DXで何を目指すのかをはっきりさせることです。売上を伸ばすのか、コストを下げるのか、新しい事業を始めるのか、働き方を変えるのか。ここが決まっていないと、途中で「これは何のためにやっているんだっけ」と迷子になります。

計画が言葉になっていない時

中期と短期の計画が、まだ文書になっていない会社もあります。その場合は、DXを進める前に、経営者と一緒に、次の問いを1つずつ言葉にしていきます。

1. 3年後、会社はどうなっていたいか
2. その中で、DXは何に一番効くはずか（売上、利益、時間）
3. 今期と来期で、どこまで進んでいれば「進んでいる」と言えるか

私は、ITのロードマップを3年でつくり、直近の1年は具体的な行動まで落とし込むようにしています。3年より先は、ITもAIも変わりすぎて、細かく決めても役に立ちにくいからです。逆に、1年分しか見ないと、目の前の作業を並べただけの計画になります。

成果の物差しを、先に決める

ゴールと一緒に決めておきたいのが、何をもって成果とするかです。売上なのか、利益なのか、かかる時間なのか。

物差しが無いまま始めると、半年後に「で、何が良くなったの」と聞かれて、答えられません。答えられなければ、次の予算も、社内の協力も取りにくくなります。担当者を守るためにも、物差しは最初に決めておきます。

目的が決まったら、次は今の状態を棚卸しします。ここが、一番飛ばされやすく、一番効く所です。

業務とデータを見る

見るのは、業務の流れとデータの持ち方です。

• 業務がどんな流れで回っていて、どこで手作業が発生しているか
• データはどこにあって、誰が、どの形で持っているか
• 同じ数字が、部署ごとに違う形で管理されていないか

ここを見ずにツールを入れると、ばらばらのデータを、ばらばらのまま新しいツールに移すことになります。見た目は新しくなっても、数字が合わない、探すのに時間がかかる、という困りごとは残ります。

医療機関の支援では、経営のデータ（目標や指標）と、看護日報のデータを見える化しました。看護日報は、チェック項目を分析し、備考に書かれたコメントからキーワードを拾えるようにしています。そのうえで、経営会議や管理部門の会議の資料を、データ分析のレポートから自動で作れるようにしました。業務の中にすでにあったデータを、会議で使える形に整えた例です。

経営、管理職、現場の声を集める

業務とデータを見るのと一緒に、社内の声を集めます。経営者、管理職、現場のそれぞれに話を聞きます。話を聞く場を設けても、アンケートでも構いません。

1. どんな業務を楽にできたらいいか（思いつくまま、まず全部）
2. すでに検討していたツールや、気になっている会社
3. それぞれの層で、誰がキーマン（話をまとめる中心の人）になりそうか

この段階では、答えを絞り込みません。経営者が見ている課題と、現場が感じている課題は、しばしば違います。両方を集めて、初めて全体が見えてきます。

経営だけで決めて、現場に降ろさない

経営だけで方針を決めて、現場には決まったこととして伝える。この進め方をすると、現場には「勝手に決められた」という気持ちが残り、使い始めてからも協力が得られにくくなります。DXは、現場で使われて初めて意味を持ちます。

相手によって、聞く内容や関わり方を変えることも大事です。その進め方は、別の記事に書いています。

関連する記事：混乱したプロジェクトに入って最初にやる3つのこと

1つ目で決めたゴールと、2つ目で棚卸しした今の状態を照らし合わせ、効果が出やすく、業務の流れに合いそうな所から始めます。

1つの部署、1つの業務から

最初から全社を変えようとはしません。まず1つの部署、1つの業務に絞って試し、効果を確かめてから広げます。

いきなり全部署に新しいツールを入れると、うまくいかなかった時の影響が大きく、現場の反発も強くなります。小さく始めれば、失敗しても傷は小さく済みます。うまくいけば、その結果が、次に広げる時の一番の説得材料になります。

総合重工業の会社の支援では、まず親会社で、止まっていたレポートの開発を動かし、形にしました。その立て直しが評価されて、子会社、関連会社へと広がっています。結果として、利用は4部門以上、ライセンスの数（ツールを使える人の数）は導入当初の約3倍になりました。1か所で形にしたことが、広がるきっかけになった例です。

担当者と一緒に手を動かす

もう1つ大事にしているのが、DXの担当者と一緒に動くことです。

外の人がツールを入れて終わり、にはしません。担当者に任せきりにもしないし、外の人が全部やってしまうこともしない。一緒に手を動かしながら、担当者ができることを少しずつ増やしていきます。DXは、入れたら終わりではなく、育て続けるものだからです。

支援が終わった後も、社内でDXを回し続けられること。自分たちがいなくても回る仕組みと、それを回せる人を残すこと。これが、外から関わる私の仕事のゴールです。

DXでよく見かける失敗は、次の4つです。

よくある失敗	飛ばしている順番
ツールを選ぶところから入り、目的が後付けになる	目的とゴールを決める前に、ツールを選んでいる
業務とデータを見ずに、ツールを入れる	今の状態を棚卸しする前に、入れている
経営だけで決めて、現場に降ろす	現場の声を聞く前に、決めている
最初から全社で大きく変えようとする	小さく試す前に、大きく広げている

DXの担当者が苦労しやすいのが、経営者や上司への説明です。説明の資料に入れておきたいのは、この記事の3つの手順で決めたことです。

項目	中身
目的	何のためにやるのか。会社の計画のどこにつながるのか
成果の物差し	何をもって成果とするか（売上、利益、時間）
今の状態	業務とデータの棚卸しで分かったこと。困りごとと、その根っこ
最初の一歩	どの部署、どの業務から、いつまでに、何を試すか
費用とリスク	かかる費用と、うまくいかなかった時に何が起きるか。どこでやめるか
3年の道筋	最初の一歩の先に、何をどの順で広げていくか

大事なのは、最初の一歩を小さくして、やめる条件まで書いておくことです。経営者が決めやすいのは、うまくいかなかった時の損が見えている提案です。「全部変えます、効果は大きいです」と言われるより、「この業務で3か月試します。費用はここまで、この数字が動かなければやめます」と言われる方が、ずっと決めやすい。

DXと一緒に、AIをどう使うかを求められている担当者の方も多いと思います。AIも、順番は同じです。何のために使うのかを決め、業務とデータを整えてから入れる。整っていないデータの上では、AIは思ったように働きません。

一方で、仕事の進め方を速くするためなら、AIはすぐにでも使えます。議事録の整理、社内説明の資料の下書き、他社の事例の調べもの。担当者の方は、こうした自分の手元の仕事から使い始めると、AIの得意なことと苦手なことが、体で分かってきます。

私自身も、構想や設計、提案書や計画書、作業の分解表の作成、補助金の調査、作業の自動化などに、AIを日常的に使っています。

ここまでの3つは、社内でも進められます。社内に、業務とデータの両方が分かる人がいて、経営と現場の間に立てるなら、まずは社内で進めるのがいいと思います。

一方で、外の力を借りた方が早い場面もあります。

• 社内に、DXやITに詳しい人がいない
• 担当者が一人で任されていて、相談できる相手がいない
• 経営者や上司に説明するための材料が、まとまらない
• ツールやIT企業を選ぶ基準が分からない

Mac-bcに頼む場合の進め方

Mac-bcでは、まず30分の無料相談で、今の状況と困っていることを伺います。そのうえで、次の順で進めます。

時期	やること
1〜2週目	現状の診断（業務、データ、ITの棚卸し）
3〜4週目	ロードマップ（目的と進める順番を決め、3年の計画にする。直近の1年は具体的な行動まで）
その後	実行（小さく始めて広げる）。必要に応じて決めていただけます

診断とロードマップまでを約1か月で進められるのは、調べものや資料づくりにAIを使っているからです。社外秘のデータは、お客様ご自身の環境でAIを使って処理していただきます。経営者や上司に説明するための資料づくりも、一緒に行います。

ツールやIT企業を選ぶ段階になったら、選び方の基準づくりや、IT企業との打ち合わせへの同席もできます。